Taiteiden tiedekunta palasi sisäilmaremontin jälkeen Lapin yliopiston F-siipeen. Onnistunut remonttiviestintä lisäsi selvästi tilojen käyttäjien tyytyväisyyttä hankkeeseen.

Lapin yliopiston F-siipi eli taiteiden tiedekunta jouduttiin tyhjentämään syksyllä 2011 henkilökunnan ja opiskelijoiden oireiltua rakennuksessa sisäilman takia. Käyttöön otettiin väistötilat.

Tämän jälkeen käynnistettiin pari vuotta kestäneet laajat tutkimukset oireilun syistä ja rakennuksen korjaustarpeesta. Ne johtivat mittaviin korjaustöihin, joissa käytettiin maan johtavia asiantuntijoita. Paluumuutto korjattuihin tiloihin tapahtui kesällä 2015 ja opetus siellä alkoi täysillä syyslukukauden alussa 2015. Ongelmia ei toistaiseksi ole tullut esille, vaan kaikki käyttäjät ovat olleet tyytyväisiä.

Rakennuksen korjaustöissä, jotka tehtiin tuoretta ja parasta osaamista hyväksi käyttäen purettiin muun muassa lattioita ja asennettiin uusia ilmanvaihtolaitteita. Korjaustyöntekijät oli perehdytetty vaativaan sisäilmakorjaukseen. Materiaalivalinnoissa asetettiin ehdoksi M1-luokitus.

Tärkeää oli myös korjaustöiden riittävä valvonta ja laadunvarmistus mittauksin. Purkutyöt suojattiin alipaineistuksella ja suojauksilla. Rakennuskosteusmittaukset tehtiin laajasti ennen päällystämistä. Myös työmaan puhtaudesta huolehdittiin ja loppusiivouksen laatu varmistettiin sekä silmämääräisesti että mittauksin. Tästä vaikeasta vaiheesta vastasi erityisasiantuntija Hanna Tuovinen Vahanen Oy:stä.

Hän informoi laajalti työn kulusta ja vaiheista kaikkia osapuolia sekä valmisteli käyttäjäinfon talon remontin valmistuttua. Korjaustyön valmistuttua talossa tehdään seurantamittauksia vielä kolmessa vaiheessa.

Projekti sai tavoitteet

– Sisäilmaongelmien vuoksi rakennuksen julkisuuskuva oli huono, millä saattoi olla jopa vaikutusta opiskelijoiden kiinnostukseen tulla opiskelemaan taiteiden tiedekuntaan, viestintähankkeen vastuuhenkilönä yliopistolla toiminut viestintäpäällikkö Olli Tiuraniemi sanoo.

Yliopiston F-siiven korjaushankkeeseen liittyi myös Lapin yliopiston Yliopistoviestintä 2.0 -kehittämishanke, jossa kehitettiin uusi malli rakennusten sisäilmaongelmiin liittyvään viestintään. Kehittämishanke huipentui Lapin yliopiston taiteiden tiedekunnan paluumuuttoon korjattuihin tiloihin syksyllä 2015.

– Viestintähankkeen tavoitteena oli, että sisäilmakorjausten jälkeen henkilöstö, opiskelijat sekä muut sidosryhmät luottavat siihen, että korjattu kiinteistö on turvallinen ja terveellinen työ- ja opiskelupaikka, Tiuraniemi korostaa.

 

Maine muuttui myönteiseksi

Viestinnän kehittämishankkeessa tehtiin loppuvuodesta 2014 nykytila-analyysi, joka koostuu Lapin yliopiston kiinteistöihin liittyvästä media-analyysista ja avainhenkilöhaastatteluista.

Analyysissa ja kehittämistarpeiden arvioinnissa lähtökohtana on laadullinen tutkimusote. Analyysin jälkeen tehtiin taiteiden tiedekunnan paluumuuttoon liittyvä viestintäsuunnitelma. Sen laadinta ja uusien innovatiivisten viestintätapojen kehitys alkoi tammikuussa 2015. Viestinnällisiä toimenpiteitä tehtiin vielä keväällä ja syksyllä 2015. Arviointi tehtiin marras-joulukuussa ja hanke päättyi vuoden 2015 lopussa.

Hankkeen ohjausryhmä arvioi hankkeen päässeen hyvin sille asetettuihin tavoitteisiin.

– Erityisen hyvänä pidettiin sitä, että korjatun F-siiven negatiivinen mediajulkisuus onnistuttiin kääntämään myönteiseksi, Tiuraniemi sanoo.

Uusia viestinnän keinoja

Onnistuneina pidettiin myös paluumuuttoon liittyneitä syksyllä 2015 kerran kuukaudessa pidettyjä käyttäjäkokouksia ja niissä käytyä vuoropuhelua. Tilaisuudet oli tarkoitettu kaikille talon käyttäjille, etenkin opiskelijoille ja henkilökunnalle. Tilaisuuksissa käyttäjien kysymyksiin vastasivat työnantajan, kiinteistön omistajan, ulkopuolisen laadunvarmistajan ja työterveyshuollon asiantuntijat.

Hankkeesta tehdyssä palautekyselystä kävi ilmi, että se saavutti sille asetetut tavoitteet eli paluumuuton viestintä onnistui ja luottamus korjattuun kiinteistöön ja sen sisäilman laatuun vahvistui.

– Onnistumisen avaintekijöinä olivat viestinnän suunnitelmallisuus, säännöllisyys, avoimuus ja proaktiivisuus, Olli Tiuraniemi korostaa.

– Tärkeää oli, että myös opiskelijat otettiin mukaan viestinnällisten ratkaisujen kehitystyöhön: tavoitteena oli tuoda perinteisen organisaatioviestinnän keinovalikoiman rinnalle uusia, taiteellisia ja palvelumuotoilullisia lähestymistapoja ja viestinnän keinoja.

Viestinnässä käytettiin monia keinoja, kuten videointia.

Viestinnän kehittämishanketta rahoittivat Työsuojelurahasto (TSR), kiinteistön omistava Suomen yliopistokiinteistöt Oy (SYK) ja Lapin yliopisto. Lapin yliopistossa hankkeen vastuuhenkilö oli viestintäpäällikkö Olli Tiuraniemi. Hankkeen toteuttajana on Kevi Consulting Oy:n johtava konsultti, VTT Helena Lemminkäinen.